Разработчики выпускают новую версию, бухгалтерия закрывает период, руководитель обсуждает следующий договор. У каждого своя часть картины. К сроку сдачи отчёта нужно собрать её целиком: что сделала компания, какие результаты получила и какими документами это подтверждается.
В GLS Expert мы берём на себя организацию этой работы: запрашиваем данные, связываем техническую и финансовую часть, готовим отчёт, согласуем его с вами и сопровождаем подачу. Ваши специалисты отвечают за факты, которые знают лучше всех. Мы помогаем превратить эти сведения в последовательный, проверяемый рассказ о деятельности компании.
Ниже — как устроено сопровождение отчётности участника Сколково в Фонд. Если вы готовите отчёт самостоятельно, пригодится наша инструкция со списком данных и календарём.
Начинаем с того, что уже есть
На первой встрече выясняем, какой отчёт предстоит сдавать, за какой период и что происходило с проектом. Смотрим заявку, по которой компания получила статус, предыдущие отчёты и вопросы Фонда, если они были. Так можно увидеть, откуда продолжается история разработки и что в ней изменилось.
Приходить с идеально собранной папкой не требуется. Достаточно показать, где сейчас хранятся сведения: документы у бухгалтерии, описание продукта у руководителя разработки, договоры у менеджера или юриста. Мы составим список запросов и договоримся, кто сможет ответить на каждый из них.
Например, фраза «доработали продукт» оставляет много вопросов. Какая версия вышла? Что именно изменилось? Как проверяли результат? Где это зафиксировано? Эти вопросы помогают восстановить ход работы и найти подтверждения. Формулировку для отчёта подготовим после того, как разберёмся в фактах.
Как проходит подготовка и сдача отчёта
| Этап | Работа GLS Expert | Участие вашей команды | Что остаётся у вас |
|---|---|---|---|
| 1. Определяем задачу | Ведущий проверяет вид отчёта, период, актуальную форму и срок; согласует план | Сообщаете дату получения статуса, передаёте прошлые отчёты и уведомления | Календарь и список ответственных |
| 2. Собираем сведения | Специалист готовит запросы по разделам и отмечает недостающие данные | Разработка описывает результаты, бухгалтерия передаёт цифры, ответственные — документы | Единый перечень данных и открытых вопросов |
| 3. Сверяем картину проекта | Сопоставляем описание работ, показатели и подтверждения; разбираем расхождения | Поясняете спорные суммы и технические детали | Проверенные сведения и список вопросов, которые ещё нужно решить |
| 4. Готовим и согласуем отчёт | Заполняем форму, собираем приложения, объясняем места, требующие вашего решения | Проверяете факты и утверждаете финальную версию | Согласованный отчёт с приложениями |
| 5. Организуем подачу | Загружаем комплект при наличии доступа либо передаём его и сопровождаем отправку | Выполняете действия, требующие полномочий вашей компании | Отправленная версия и подтверждение подачи |
| 6. Работаем с замечаниями | Разбираем запрос Фонда, готовим пояснения и правки в объёме договора | Подтверждаете дополнительные сведения и согласуете ответ | Комплект ответов, исправленная версия и история переписки |
Ведущий проекта координирует процесс со стороны GLS Expert. С вашей стороны нужен человек, который поможет получить данные у коллег и собрать согласования. В небольшой команде это может быть сам руководитель.
Как разбираемся, когда цифры и описание не сходятся
Представим рабочую ситуацию: разработчики говорят, что этап завершён, а бухгалтерия ещё не видит подписанного акта. В отчёте нужно понять обе стороны. Технический результат мог появиться в одном периоде, приёмка — состояться позже, а оплата — прийти авансом.
В такой ситуации мы сопоставляем даты и документы, уточняем, какой показатель требует форма, и задаём вопросы ответственным. Исходные данные и расчёты должны позволять объяснить каждое значение. Если сведений пока недостаточно, отмечаем открытый вопрос и возвращаемся к нему с вашим специалистом.
Для технической части важно связать выполненную работу с результатом: испытанием, версией продукта, протоколом, демонстрацией. Для финансовой — понимать, откуда взялась сумма и к чему она относится. Подробнее эту связь разобрали в статье о подтверждении исследований и коммерциализации.
Как сделать следующий отчёт проще
После сдачи полезно сохранить рядом финальную версию, приложения, расчёты и переписку. В следующем периоде будет видно, что уже заявлено и что нужно обновить.
Между отчётами вашей команде достаточно поддерживать короткий рабочий список:
- Какие этапы разработки завершили и где лежат результаты.
- Какие версии продукта выпустили и что в них изменилось.
- Какие договоры заключили и какие документы исполнения получили.
- Какие показатели уточнили по сравнению с прошлым периодом.
На старте сопровождения согласуем удобный ритм передачи этих сведений. Он зависит от проекта и объёма работ. Конкретные даты подготовки строим от актуального срока сдачи с запасом на проверку и ваши комментарии. Формы и порядок сверяем по официальному разделу Сколково для участников и уведомлениям в кабинете компании.
Что происходит после отправки
Сохраняем подтверждение подачи и договариваемся, кто следит за сообщениями в кабинете. Отправка комплекта и завершение его рассмотрения — отдельные события, поэтому статус отчёта проверяем по ответу Фонда.
Если пришли замечания, сначала разбираемся, что именно просят пояснить. Затем готовим ответ по каждому пункту: какие сведения уточнили, что исправили, какой документ добавили. При необходимости обращаемся к вашему бухгалтеру или руководителю разработки за подтверждением.
Объём включённых доработок определяем до начала сопровождения. Если вопрос требует отдельного правового анализа или восстановления документов, обсуждаем задачу и стоимость перед работой. Порядок самостоятельного разбора есть в статье о замечаниях к отчёту.
Состав сопровождения и стоимость
Комплект из 4 квартальных и 1 годового отчёта Сколково — от 210 000 ₽ при полной предоплате. Отчёты готовим за согласованные периоды. Какие именно периоды берём в работу, фиксируем с учётом даты начала сопровождения и уже сданных отчётов.
В договоре перечисляем подготовку, проверку, согласование, организацию подачи и включённые доработки. Поэтому до оплаты вы можете сопоставить стоимость со всем объёмом нашей работы. Точная сумма зависит от задачи; состав услуги и условия доступны на странице отчётности.
В переданной редакции договора отчётного сопровождения пункт 1.2 определяет виды отчётов, пункт 2.1.5 — проверку полноты и логики сведений, а пункты 2.1.7–2.1.8 — работу с подачей и замечаниями. Содержание этих обязательств и число включённых циклов правок согласуем в вашем договоре.
Отдельного согласования требуют налоговая и бухгалтерская отчётность, отчёты по грантам, восстановление учёта и юридический анализ деятельности. Если они нужны вашей компании, заранее покажем, как эти задачи связаны с подготовкой отчёта и кто будет ими заниматься.
С чего начнём с вами
Сообщите, за какой период предстоит отчёт, когда его нужно сдать и на какой стадии подготовка. Если уже есть запрос Фонда, скажите об этом на первом разговоре — он поможет точнее определить ближайшие действия.
Дальше вместе соберём понятный план: какие сведения нужны, кто их подтвердит, когда вы получите проект отчёта и что произойдёт после подачи. Обсудить отчётность с GLS Expert.
