Бюджет грантового проекта начинается с работ, а не с максимальной суммы конкурса. Для каждой работы определите ресурс, количество, цену и источник подтверждения. Затем проверьте, что допускает программа и когда понадобятся деньги. Такой порядок мы используем в GLS Expert при подготовке сметы.
Что означает процент софинансирования — на двух разных базах
Фраза «собственное участие 30%» неполна, пока не названа база. Если это 30% суммы гранта и грант равен 10 млн рублей, собственная часть составляет 3 млн, общий бюджет — 13 млн. Если это 30% общего бюджета, то при гранте 10 млн собственная часть равна 10 × 30 / 70 = 4,286 млн, общий бюджет — 14,286 млн. Подменять одну формулу другой нельзя.
Затем выясните, какие средства положение признаёт софинансированием. Деньги учредителя, банковский кредит, уже оплаченная работа и стоимость оборудования — разные источники; их допустимость нельзя предполагать. Для каждого нужны основание, документ и срок внесения.
Смета должна отвечать ещё на вопрос о результате. Строку «услуги — 600 тыс. рублей» раскройте через состав работ, объём, цену и связь с этапом. Если расход не нужен для заявленного результата, его нельзя защитить одним коммерческим предложением.
Как рассчитать грант и собственное участие
Условия программы могут считать софинансирование от гранта или от всего проекта. Это разные формулы. В «Развитии-МТК» осенью 2026 года собственное участие составляет не менее 30% суммы гранта: условия отбора.
| Запрашиваемый грант | Минимальное собственное участие | Общий бюджет при этом минимуме |
|---|---|---|
| 10 млн ₽ | 3 млн ₽ | 13 млн ₽ |
| 20 млн ₽ | 6 млн ₽ | 26 млн ₽ |
| 30 млн ₽ | 9 млн ₽ | 39 млн ₽ |
При запросе 30 млн рублей ошибочно считать весь проект равным 30 млн, включая 9 млн своих. В приведённом условии проект стоит минимум 39 млн. Допустимые виды собственного участия и подтверждающие документы проверяем в положении и договоре.
Как превратить сумму в рабочую смету
Допустим, команда планирует НИОКР за 12 месяцев. Для внутреннего расчёта 30 млн грантовой части можно распределить так: 15 млн на труд и начисления, 6 млн на материалы и комплектующие, 5 млн на работы исполнителей, 4 млн на испытания. Это схема потребности: каждую категорию, лимит и источник оплаты ещё нужно сверить с правилами конкретного конкурса.
Мы раскрываем строку «разработка» до расчёта:
- Кто выполняет работу и какой результат сдаёт.
- Сколько месяцев, часов или единиц требуется.
- Какая ставка или цена использована и чем подтверждается.
- Когда будет платёж и за счёт какого источника.
- Каким актом, накладной или отчётом подтвердим расход.
Например, четыре специалиста по 200 тыс. рублей за десять месяцев дают 8 млн рублей зарплаты до начислений работодателя. Если поставить 8 млн как полную стоимость команды, бюджет окажется занижен.
Почему даже согласованной сметы недостаточно
Поставщику может понадобиться 2 млн рублей аванса в первом месяце, а поступление финансирования ожидается позже. В календаре денег возникает разрыв в 2 млн, даже если общий бюджет сходится. Мы показываем минимальный остаток денег после каждого платежа и источник покрытия отрицательного остатка.
Один и тот же расход не относим одновременно к двум мерам поддержки. Для каждой строки сохраняем отдельную связку «источник — договор — платёж — результат». Как обосновать расходы через результат, разбираем в бизнес-плане для гранта.
Как мы переводим задачу разработки в бюджет
Мы начинаем с результата этапа: что должно быть создано, испытано или подтверждено. С технической командой выясняем состав работ и способ проверки. Если в плане записано только «разработка платформы», уточняем функции, границы версии, необходимые исследования и материалы, которые будут подтверждать завершение.
После этого определяем ресурсы. Для каждой работы выясняем, кто её выполняет, сколько времени требуется, какие данные, оборудование и внешние услуги нужны. Не подгоняем общую стоимость проекта под верхнюю сумму конкурса: сначала считаем потребность, затем проверяем допустимый состав заявки.
| Что мы уточняем | Какие данные запрашиваем | Что появляется в смете |
|---|---|---|
| Собственная разработка | Роли, задачи, загрузку, период работы | Расчёт затрат по исполнителям и этапам |
| Работы подрядчика | Техническое задание, объём, предложение исполнителя | Обоснование стоимости и ожидаемого результата |
| Оборудование и материалы | Спецификацию и связь с работами | Позиции с количеством и основанием цены |
| Испытания | Метод, условия, исполнителя и итоговый документ | Расходы, связанные с проверяемым результатом |
| Используемые данные и ПО | Условия доступа, лицензии и период использования | Затраты с подтверждением необходимости |
Состав строк зависит от конкретного конкурса. Рабочий расчёт может быть шире грантовой сметы: часть необходимых расходов программа может не финансировать.
Как мы проверяем допустимость расходов
До включения затрат в заявку изучаем положение выбранного конкурса, приложения и условия будущего договора. Проверяем категории, ограничения, требования к исполнителям и подтверждающим документам. Условия одной очереди не переносим автоматически на другую.
По каждой спорной позиции готовим вопрос или альтернативный способ организации работ. Если расход нужен проекту, но не подходит программе, сохраняем его в полном бюджете и отдельно показываем источник покрытия. Исключение из грантовой сметы не отменяет потребность бизнеса в этих деньгах.
В расчёте также разделяем размер поддержки и стоимость нашего сопровождения. Возможность оплатить подготовку заявки из гранта проверяем отдельно по условиям программы; не включаем её в допустимые расходы по умолчанию.
Как мы согласуем смету с календарным планом
У каждой крупной суммы должен быть адрес в плане работ. Мы сопоставляем ресурсы с этапом, сроком и ожидаемым результатом. Затем сверяем два представления бюджета: по видам затрат и по этапам. Их итоги должны совпадать.
| Наша проверка | Какое расхождение ищем | Что корректируем с клиентом |
|---|---|---|
| Последовательность работ | Испытание назначено раньше готовности результата | Зависимости и даты этапов |
| Загрузка команды | Один сотрудник одновременно занят в несовместимых объёмах | План участия и расчёт ресурса |
| Срок поставки | Оборудование поступает после работы, для которой нужно | Закупочный план или способ выполнения |
| Подрядные работы | В смете есть услуга без результата в плане | Задание, ожидаемый документ и этап |
| Изменение проекта | Срок продлён, а расходы остались от прежней версии | Все связанные строки и пояснения |
Мы сохраняем причины изменений, чтобы техническая и финансовая части описывали одну версию проекта. Согласованный бюджет не должен расходиться с текстом заявки после очередной редакции.
Как мы считаем деньги до поступления поддержки
Мы строим денежный план по датам обязательных платежей компании. Учитываем собственные средства, условия перечисления поддержки и расходы, которые необходимо оплатить раньше. Предполагаемое одобрение не записываем как уже доступные деньги.
Если финансирование поступает частями, сверяем условия следующего транша с этапом, отчётностью и договором. Для возмещения затрат отдельно показываем необходимость сначала профинансировать расход. В обоих случаях собственник должен видеть не только сумму заявки, но и потребность в деньгах между событиями.
Будущие поступления и подтверждённые источники отмечаем раздельно. Это помогает оценить, сможет ли компания выполнить проект при задержке перечисления или изменении согласованного графика.
Что мы передаём клиенту
Результат нашей подготовки — согласованные смета и календарный план, расчёты существенных строк, основания стоимости и перечень открытых вопросов. В комплекте видно, какие затраты заявляются на поддержку, какие компания покрывает сама и чем объясняется каждый этап.
Клиент подтверждает исходные данные, доступность команды и ресурсов. Мы отвечаем за связность подготовленного комплекта в согласованном объёме работ: проверяем расчёты, редактируем формы и готовим пояснения. Решение о финансировании принимает организатор конкурса.
Как мы связываем бюджет с выбранной программой
Для разных задач рассматриваем гранты Сколково, микрогранты или программу «Старт». Условия расходов проверяем заново для конкретного инструмента. Само сходство технических работ не означает, что одна смета подходит ко всем программам.
До расчёта сопоставляем готовность проекта с требованиями программы и выбираем механизм поддержки. Это позволяет обсуждать бюджет уже в рамках подходящего маршрута.
Чтобы связать смету с продуктом, покупателем и планом продаж, мы готовим бизнес-план для гранта. В нём расчёты получают обоснование в задачах проекта и проверяемых исходных данных.
Бюджет заявки стоит проверить вместе с денежными потоками всей компании. Соберите финансовую модель бизнеса, чтобы увидеть софинансирование, кассовые разрывы и запас денег при задержке оплаты.
С чего начнём работу с вашей командой
На первом разборе нам нужны описание следующего этапа, доступные ресурсы, желаемый срок и сведения об уже понесённых расходах. Подробную структуру затрат и состав подтверждений определим после знакомства с проектом.
На странице грантовой заявки под ключ можно передать исходную задачу. Мы предложим состав подготовки, договоримся об исходных данных и подготовим бюджет, который связан с реальной работой команды и условиями выбранного конкурса.
